Biroja darbiniekiem bieži ir jāsūta vēstules pa faksu. Gadījumi var būt pilnīgi atšķirīgi, bet ko darīt, ja pirmo reizi saskaras ar šādu problēmu un jums nav absolūti ne jausmas, kā nosūtīt vēstuli uz faksu.
Instrukcijas
1. solis
Sastādiet savu vēstuli MS Word, izmantojot veidni, kuru varat izmantot programmā MS Publisher, lai pievienotu uzņēmuma logotipu. Izmantojiet MS EXEL, ja jums ir nepieciešams sastādīt un faksēt izklājlapas. Ja sūtīsit attēlus, tiem jābūt paplašinājumam.jpgG.
2. solis
Ņemiet vērā, ka standarta vēstules, kuru var nosūtīt pa faksu, izmērs ir A4 formāta lapa. Rakstīšanai nepieciešamais fonts ir vismaz 10 punktu lielums. Šī iemesla dēļ vislabāk ir saglabāt visas domas vienā lapā, lai jums nebūtu jāsūta informācija uz vairākām lapām.
3. solis
Skaidrojiet visu informāciju skaidri un kodolīgi. Vēstulē, kuru nosūtīsit uz faksu, ierakstiet tikai to, kas noderēs un interesēs jūsu adresātam. Ja, piemēram, jums ir nosūtīts konkrēts pieprasījums, atbildiet uz to precīzi, neatkāpjoties no tēmas utt.
4. solis
Nelietojiet burtos mazus attēlus vai zīmējumus, tie var būt neskaidri, un tā rezultātā adresāts saņems tikai negatīvu atzinumu par jums vai jūsu uzņēmumu. Ziņojuma beigās noteikti norādiet savu adresi, tālruņa / faksa numuru vai citu kontaktinformāciju.
5. solis
Izdrukājiet savu vēstuli. Pārbaudiet, vai dokumentā nav drukas kvalitātes, tam jābūt labai, visiem burtiem jābūt skaidriem un neskaidriem, lai saņēmējs varētu sagatavot tekstu. Ja atrodat trūkumus, novērsiet tos un izdrukājiet vēstuli vēlreiz.
6. solis
Atveriet faksa dokumentu padeves paplāti. Parasti tas atrodas mašīnas aizmugurē. Ievietojiet vēstuli ar seju uz leju. Ja jums ir vairākas lapas, pārbaudiet, vai jūsu faksa aparāts atbalsta sūtīšanu lielapjomā, ja nē, katra lapa būs jāievieto atsevišķi.
7. solis
Pagaidiet pīkstienu, mašīnai vajadzētu uzņemt papīru. Izsauciet adresāta faksa numuru. Gaidiet atbildi uz stieples otru galu.
8. solis
Iepazīstieties ar sevi un norādiet, ka vēlaties nosūtīt faksu. Nospiediet pogu "Sākt" kopā ar adresātu (parasti viņi saka: "Sākt"). Fakss tiks nosūtīts, ja visas darbības būs pabeigtas. Nomainiet mēģeni, kamēr papīrs nav izgājis cauri iekārtai.
9. solis
Noklikšķiniet uz pogas "Sazināties" un norādiet, vai jūsu vēstule ir nosūtīta adresātam (vai fakss ir pagājis). Ja displeja kvalitāte ir slikta, mēģiniet vēlreiz veikt visas darbības.
