Mūsdienu cilvēks ir spiests saņemt e-pastu. Bez tā nav iespējams reģistrēties dažādos interneta projektos, izveidot kontus sociālajos tīklos un vadīt pilnvērtīgu biznesa dzīvi. Tur, kur ir liela informācijas plūsma, ir jābūt kārtības uzturēšanas noteikumiem.
Vai esat kādreiz mēģinājis saskaitīt, cik daudz e-pasta ziņojumu katru dienu ienāk jūsu iesūtnē? Dažreiz viņu skaits pārsniedz simtu, un tas nav ierobežojums. Ir pilnīgi acīmredzami, kāpēc šādā informācijas plūsmā ir grūti atrast patiešām svarīgus burtus. Kā jūs varat savest kārtībā lietas pa pastu un izvairīties no šī haosa atkārtošanās nākotnē?
Problēmas sakne
E-pasts ir klasisks saziņas kanāls, caur kuru profesionālajā vidē turpina apmainīties ar informāciju. Uz mūsu e-pastu mēs saņemam paziņojumus, projekta dokumentāciju, rēķinus par samaksu, nākamo biznesa partneru kontaktus utt. Haoss e-pastā rada jucekli galvā: jūs nevarat savākt savas domas, atcerēties svarīgus datus, viegli kaut ko aizmirst, grūti kaut ko atrast …
Tāpēc laika trūkums un vienkārša aizkaitināmība. Tātad, kāpēc gan vienu reizi nesakopt savu e-pastu un pēc tam vienkārši visu laiku to saglabāt? Ticiet man, ir prieks strādāt ar šādu pastu!
Sakārtot lietas
Pierodiet kārtot ienākošo korespondenci kategorijās: darbs, personīgā, izklaide, interesanta utt. Jūs pat varat sākt burtu šķirošanu pēc uzvārda, ja jums tas tiešām ir nepieciešams. Noteikti izmantojiet sava pakalpojuma standarta etiķetes: atzīmējiet burtus kā svarīgus, ievietojiet tos ar zvaigznītēm un citām atšķirības zīmēm. Neatstājiet nevajadzīgus e-pastus vispārējā direktorijā - nekavējoties atzīmējiet tos kā "surogātpastu". Tas nekaitē arī atteikties no nevajadzīgiem sūtījumiem.
Iemācieties strādāt ar burtu grupām. Vienkārši iezīmējiet noteiktu skaitu saņemto vēstuļu ar līdzīgām īpašībām un nosūtiet tās uz atsevišķu direktoriju, izdzēsiet vai atzīmējiet. Tas palīdz efektīvi atrisināt neskaidrības problēmu lielā ienākošo e-pastu plūsmā.
Saņemot svarīgus e-pasta ziņojumus, bet nevarēsiet uzreiz atbildēt, atzīmējiet tos ar bagātāko standarta etiķeti: nākamreiz, kad sākat pastu, jūs vispirms tos pamanīsit un atbildēsit. Ja jūs to nedarīsit uzreiz, svarīgas vēstules pazudīs citu starpā, un jūs ļausiet personai pievilt vai jums nebūs laika darīt kaut ko svarīgu.
Ir burti, kurus glabāt nav jēgas vispār. Ja jūs zināt, ka saņemtā vēstule ir nepārprotami nevēlama, nekavējoties izdzēsiet to, pat neatverot. Pretējā gadījumā jūs to katru reizi paklupsiet un tērēsit laiku, lai pārlasītu virsrakstu. Viena burta apjomā jūs pavadīsit dažas sekundes, bet, kad to ir daudz, laika izšķiešana izrādās diezgan taustāma.
